11 Wetenswaardigheden over interim management in het onderwijs

Blog22-12-2017

De Onderwijs Interim Desk is dé interimspecialist in het basis- en voortgezet onderwijs. Deze blog gaat over interimwerk in het onderwijs. Aan het einde van dit artikel weet je meer over wat een interimmer doet, wat de voor- en nadelen zijn en hoe wij tegen interimwerk aankijken.

1. Wat is een interimmer of interim manager?

Een interim-manager is iemand die tijdelijk wordt ingehuurd voor het uitvoeren van bepaalde (management)taken binnen een organisatie. In ons geval dus een onderwijsorganisatie in het basisonderwijs of voortgezet onderwijs. Een interim manager staat meestal niet op de loonlijst van de school, maar gaat als ZZP-er aan de slag en wordt vaak extern geworven. Een interimmer opereert vaak op managementniveau, maar ook in het middenmanagement of binnen de leerlingenzorg.

Functies die interimmers voor de Onderwijs Interim Desk kunnen vervullen zijn bijvoorbeeld de functie van schooldirecteur / schoolleider, rector, locatieleider, teamleider maar ook intern begeleiders (IB`ers) en zorgcoördinator .

Onze interim managers worden meestal ingehuurd voor een periode van 3 tot 12 maanden voor 2 tot 5 dagen per week. Dit hangt af van de opdracht. Als de periode te lang duurt, loopt de interimmer kans onderdeel te worden van de schoolorganisatie. Daarom werkt een interim professional een relatief korte periode op scholen en zal hij/zij in die periode veel resultaat moeten bereiken.

2. Is een interim manager nodig?

Deze vraag moet vooraf natuurlijk wel beantwoord worden. Soms zijn intern collega’s beschikbaar die tijdelijk bij kunnen springen. Er zijn ook situaties denkbaar waarbij de situatie binnen de school een frisse en onafhankelijke blik van buitenaf nodig heeft of er intern niemand beschikbaar is. In die gevallen kan een interim manager een waardevolle rol vervullen. De Onderwijs Interim Desk helpt bij het vinden van deze interimmer.

3. Wat doet een interim professional?

Een interim-manager die namens de Onderwijs Interim Desk aan een opdracht begint, kan verschillende taken hebben. Dit is uiteraard afhankelijk van de reden waarom een interimmer aangetrokken wordt. Is er sprake van het tijdelijk niet beschikbaar zijn van een schoolleider of IB`er vanwege een zwangerschapsverlof? In dat geval zal het een wat eenvoudigere waarnemende opdracht zijn. Maar het kan ook zijn dat de teamcultuur een impuls nodig heeft. Of dat de Inspectie van het Onderwijs de school als zwak of zeer zwak heeft beoordeeld. In dat geval moet er direct een traject gestart worden om op korte termijn weer in het basisarrangement terug te keren. Een andere reden kan zijn dat een schooldirecteur langere tijd ziek is. Regelmatig staat dit niet op zichzelf, maar heeft een verband met de situatie op de school. We zorgen dat we eerst een goede analyse van de situatie maken. Zo zijn er nog veel meer redenen om gebruik te maken van de inzet van een interim manager.

Afhankelijk van de opdracht kun je denken aan de volgende taken:

Het formuleren en implementeren van de visie en missie
Het vertalen van een visie en missie naar het primaire proces
Een professionele teamcultuur implementeren en verankeren
Een verbeterplan opstellen en deze uitvoeren
Een analyse maken van de situatie op de school en het opstellen van een plan van aanpak en deze uitvoeren
Het “op de kaart zetten” van de school in de wijk vanwege teruglopend leerlingenaantallen
De kwaliteit van het onderwijs verhogen
Ziekteverzuim terugdringen
Zorgdragen voor werving en selectie van nieuw personeel
Een fusietraject begeleiden
Het doorvoeren van een reorganisatie
Het begeleiden van een nieuwbouw

Vroeger was het beeld van een interim manager dat hij of zij werd ingehuurd om de bezem door een school te halen en collega’s te ontslaan. Het snel en effectief uitvoeren van de “rotklus”. Gelukkig geldt dat maar voor heel weinig opdrachten en ook dan maken we eerst onze eigen analyse.

4. Redenen waarom een school voor een interim manager zou kunnen kiezen

Zoals hierboven blijkt, zijn er verschillende redenen om gebruik te maken van een interim manager. Enkele redenen om te kiezen voor een interim professional in het onderwijs.

Er is sprake van een crisissituatie, doordat bijvoorbeeld de Inspectie van het Onderwijs school als ‘zwak’ beoordeeld heeft. Er is geen vertrouwen meer van het team en/of bestuur in de schoolleider.
De school is in zichzelf gekeerd. Als gedurende een lange periode de school door dezelfde mensen wordt bemand kan het gevaar bestaan dat er gezapigheid of gewoontes insluipen die de kwaliteit van het onderwijs niet ten goede komen. Het kan dan heel fijn als iemand kritische vragen stelt: “Waarom doe je dat wat je doet?”. “Dat wat je veroorzaakt, is dat ook wat jouw bedoeling is?”. “Kan het anders en beter?” Een interimmanager van Onderwijs Interim Desk kan in korte tijd de school opschudden waarbij het primaire proces en de professionele houding centraal staan.
Overbruggen van een periode van afwezigheid van een directeur of IB`er. De oorzaken kunnen verschillend zijn: ziekte, zwangerschapsverlof, een sabbatical, het op non-actief stellen van een collega of ontslag. Soms is er (nog) geen opvolger gevonden voor de onlangs vertrokken IB `er of schoolleider en kan de vacature niet goed opgevuld worden.
Schaduwmanagement, ook wel co-management genoemd. Soms heeft een directeur of een IB `er een “critical friend” nodig die tegelijk ook de schouders eronder zet. Wij hebben ervaring met deze vragen. De rol vraagt vaak om veel fijngevoeligheid. Omdat wij het onderwijs van binnenuit kennen, snappen we wat er nodig is.
Extra handen in de school. Bijvoorbeeld in een periode van extreme drukte (werkdruk verlagen).
Het vergroten van de kennis binnen de school op specifieke gebieden zoals het herijken van een keuze voor traditioneel vernieuwingsonderwijs, het voorbereiden van een visitatie, een nieuwbouw of een fusietraject begeleiden. Hiervoor is specialistische kennis nodig. Onze ervaring is dat veel interimmers veel kunnen, maar er soms echt een specialist nodig is. Doordat wij ruim de tijd nemen voor onze screening, kennen we onze kandidaten goed. We kunnen hierdoor een hele gerichte voordracht doen.
Het ondersteunen van projecten die naast de normale processen lopen.

5. Voordelen van een interim manager

Het aantrekken van een interim-manager via bijvoorbeeld Onderwijs Interim Desk heeft een aantal voordelen.

Interimmers brengen uitgebreide ervaring, vaardigheden en een groot netwerk mee. Zij hebben al veel situaties bij meerdere opdrachtgevers meegemaakt. Wij toetsen onze kandidaten hierop en screenen de CV’s goed.
Wij zoeken altijd naar interimmers die mensgerichtheid en resultaatgerichtheid hand in hand laten gaan. Resultaatgerichtheid heeft altijd de voorrang.
Interimmers zijn objectief, ze kijken zonder last te hebben van de historie van de school met een frisse blik naar de organisatie. Hierdoor kunnen ze ook makkelijker de juiste besluiten nemen die gebaseerd zijn op een objectieve analyse.
Interimmers zijn bij Onderwijs Interim Desk allemaal gescreend op hoe goed de onderwijscompetenties bij hen passen. We nemen ruim de tijd om onze interimmers allemaal te leren kennen en te kijken naar hoe ontwikkelbaar en zelfkritisch een interimmer is. Hierdoor is kwaliteit gewaarborgd.
Interim-managers zijn snel beschikbaar, hierdoor kun je als school snel schakelen.
Onze contracten zijn vanuit de praktijk ontstaan. Bij ons is naast de gebruikelijke zaken vooraf duidelijkheid over:
- Het gemiddeld aantal uren per week (dus geen navorderingen) en in de vakanties.
- De beoogde doelstellingen
- Het proces tijdens de uitvoering van de opdracht
- De start en afronding van de klus.

6. Kritiek op interimmerbureaus

In de media en ook binnen scholenstichtingen en scholen is momenteel veel te doen over interimbureaus in het onderwijs. De oorzaak hiervan is dat er veel partijen op de markt zijn die het met de tarieven en de kwaliteit niet altijd even serieus nemen. Soms omdat ze te groot zijn, soms omdat ze het onderwijs helemaal niet goed kennen, maar meestal omdat hun focus op omzetgroei ligt. Het vervelende is dat de bureaus die hun werk wel goed doen tegen redelijke tarieven hier ook mee geassocieerd worden. Enkele algemene opmerkingen en openheid over onze manier van werken ten opzichte van de verwijten:

“Interimbureaus zijn geldwolven. Interimmers zijn 2 maal zo duur als een normaal personeelslid.”. De overheid heft btw over de tarieven van interimmers. Dat wil zeggen dat de overheid 21% “verdient” aan een sector die aan alle kanten piept en kraakt. Daarnaast moet een interimmer vrijwel altijd hetzelfde werk verzetten in 80% van de tijd van zijn voorganger met een grotere opdracht. Verder onderscheiden wij ons door een hele lage marge te vragen. De basis is het tarief van de interimmer. Wij werken niet samen met interimmers die buitenproportionele tarieven hanteren en zoeken voor u naar de beste kandidaten en dragen de goedkoopste daarvan voor. We ondernemen met publieke middelen die primair naar leerlingen horen te gaan. Binnen de Onderwijs Interim Desk is deze kritiek dus niet terecht.
“Een interimmer is dan nog steeds veel duurder”. Een groot aantal bestuurders vermijdt bewust risico’s door geen extra mensen in dienst te nemen die flexibel inzetbaar zijn, terwijl dat wel nodig is. Zij kiezen ervoor om interimmers in te huren en het risico buiten de organisatie te leggen en dit risico af te kopen. Interimmers zijn vaak wat duurder dan personeel in loondienst omdat zij ook eigen risicodrager zijn. Is de interimmer ziek of doet hij/zij zijn/haar werk niet optimaal in de ogen van de opdrachtgever, dan valt het hele inkomen direct weg en heeft de opdrachtgever geen enkel risico. We zien dat een klein groepje bestuurders wel de lusten wil van het risico mijden, maar niet de lasten.
“Interimbureaus werken met snelle jonge adviseurs in blauwe pakken met bruine puntschoenen en de kwaliteit is laag.”. Wij screenen onze interimmers uitgebreid. We kijken in onze screening of een interimmer in staat is het optimale resultaat te bereiken, maar ook of hij/zij in staat is dat resultaat toekomstbestendig te maken in de school. Met andere woorden: een goede interimmer is bij ons een interimmer die zichzelf overbodig maakt. We kunnen ons beroepen op 20 jaar onderwijservaring in het PO en VO en doen dus mee. Voor de klus, tijdens de klus en na de klus.

7. Verschillende mogelijkheden om een interim manager te vinden

Via LinkedIn
Via andere social media kanalen
Via zoekmachines, bijvoorbeeld Google
Door het plaatsen van een vacature op diverse websites
Het plaatsen van een vacature in landelijke of regionale dag- of vakbladen
Via jouw eigen netwerk (onderwijsorganisaties, collega-bestuurders)
Door het inschakelen van een bemiddelingsbureau zoals de Onderwijs Interim Desk. Wij werken uitsluitend samen met interim managers die zelfstandige zijn. De interim-managers komen dus niet op de loonlijst. Er zijn overigens bemiddelingsbureaus die interimmers, gedurende een bepaalde periode, wel op de loonlijst zetten.

Bij de meeste van deze mogelijkheden weet je niet hoe goed de interim manager werkelijk is. Onze stellige overtuiging is dat 1 gesprek met een interimmer veel te weinig inzicht geeft over of iemand echt de juiste persoon is. In 1 gesprek merk je bijvoorbeeld niet zo goed het verschil tussen iemand die vooral verbaal sterk is en iemand doe echt de complexiteit van ingewikkelde vraagstukken doorgrondt en kern raakt. We zien het steeds weer terug in onze screening.

Helaas screenen een groot deel van onze concurrenten hun interimmers op basis van 1 gesprek. Wij willen juist dit deel van dit werk goed doen. Dat kost tijd. Dat vraagt om aandacht en kost dus tijd. Daarnaast zien wij op verschillende sites interimmers zich presenteren die bij ons niet of nauwelijks door de screening zijn gekomen. Ze bieden zich aan als capabele directeuren tegen forse tarieven. Omdat het tekort groot is en het lastig is een goede interimmer te vinden, worden deze mensen soms te snel ingezet.

Wij stellen altijd binnen een paar dagen meerdere geschikte kandidaten voor die we uitgebreid gescreend hebben.

8. Hoe word je een geschikte interim manager?

Veel mensen denken dat je per se een opleiding moet volgen om interim-manager te worden. Er zijn natuurlijk diverse opleidingen voor, maar dit is zeker geen vereiste. Een goede interimmer ben je vooral doordat jij bent wie je bent en je verstand hebt van het onderwijs. Bij de Onderwijs Interim Desk vragen we altijd minimaal een Hbo+ werk- en denkniveau met de nodige leidinggevende ervaring als interim professional. Dat hangt niet altijd samen met het cognitieve niveau, maar bijvoorbeeld ook met ervaring. Wij begrijpen dat startende interimmers ergens moeten beginnen. Daarom werken wij ook met startende interimmers. We screenen ze uitgebreid en begeleiden ze in hun weg naar volwaardig interimmer worden. Als mens, als professional, maar ook als ondernemer op praktische punten. Tussen de startende interimmers lopen uitstekende ervaren onderwijsmanagers rond die vaak aantrekkelijk zijn voor een opdrachtgever vanwege hun ervaring en omdat ze vaak een lager tarief hanteren.

Er zijn een aantal competenties die een interimmer op hoger niveau dan gemiddeld dient te beheersen. Dit is voor ons een ondergrens.

Analytisch denken
Conceptueel denken
Communicatie (mondeling en schriftelijk)
Ontwikkelingsgericht leidinggeven
Omgevingsbewustzijn
Resultaatgerichtheid
Besluitvaardig

Wij testen onze interimmers zoals hierboven beschreven. We testen op gedrag, persoonlijkheid, motivatie en cognitieve capaciteiten. Niet de resultaten, maar het gesprek erover is voor ons het belangrijkst. We krijgen hierdoor inzicht in welke competentie goed en minder goed bij de interimmer passen. De kwaliteit van dit proces is voor ons erg belangrijk.

Op basis van de kennismaking, de CV en het e-assessment letten we uiteraard ook op ervaring en kennis. Heeft de kandidaat interimmer voldoende ervaring en kennis in huis? Omdat wij interim managers aanbieden in het onderwijs is het voor de Onderwijs Interim Desk een absolute vereiste dat de kandidaat aantoonbare ervaring heeft in het onderwijs.

Wij vinden het fundamenteel dat een interimmer zich kan vinden in onze filosofie. Daarmee weet u dat de interimmer vanuit dezelfde normen en waarden denkt en handelt als wij.

9. Hoe selecteer je nu een goed interimbureau voor het onderwijs? 9 tips

Je bent op de website van de Onderwijs Interim Desk terecht gekomen om dit artikel over het interimwerk te lezen. Maar wie zegt jou dat ons bureau een goed interimbureau is? Waarop moet je normaliter op letten?

Kent het interimbureau zijn interim managers persoonlijk? Of heeft het interimkantoor alleen maar een grote database met cv’s en gaan de intakegesprekken over tarieven etc?
Zijn de interimmers daadwerkelijk goed gescreend. De interimmer zelf kan dit snel genoeg aangeven.
Biedt het interim kantoor meerdere kandidaten aan? Belangrijk dat de opdrachtgever, samen met de organisatie en soms de medezeggenschapsraad, een keuze maakt. Dit verhoogt uiteraard het draagvlak voor de interim manager.
Hebben de interim managers aantoonbare ervaring in het onderwijs? Een ad interim die ‘in het onderwijs er even in moet komen’ wordt niet door Onderwijs Interim Desk voorgesteld. Vanaf de eerste dag van de opdracht is het onze bedoeling dat de interimmer voluit aan de slag kan gaan. De interim manager moet zich snel kunnen inwerken. Resumerend: heeft een interimmer geen ervaring in het onderwijs? Dan zeggen wij: niet doen.
Krijg je snel een reactie? Stuur bijvoorbeeld eens een email naar het bureau en kijk hoe snel ze reageren.
Biedt het interimbureau een specialistische accountmanager aan voor tijdens de klus? Of wordt de interimmer aan zijn lot overgelaten?
Hoe ziet het verdienmodel eruit? Vraag het interimbureau welke opslag ze doorberekenen? Wij schamen ons nergens voor en geven volledige openheid als de klant en interimmer dat wenst.
Vraag opdrachtgevers van het interimbureau naar hun ervaringen inzake de kwaliteit, de bereikte resultaten en de samenwerking.
Wordt de overdracht goed geregeld nadat de opdracht is afgerond? Immers iemand anders zal de zaken moeten overnemen. Wordt er een document opgesteld waarin de belangrijkste zaken van de opdracht zijn vastgelegd? Wat heeft de interimmer gedaan? Moet er nog wat gebeuren? Hoe verliep het proces? Zijn er nog aandachtspunten?

10. Mogelijke valkuilen van een interim manager

Vanuit onze jarenlange ervaring in het interim management hebben wij gemerkt dat een interim manager een aantal valkuilen heeft die vooral het gevolg zijn van de gedrevenheid van de interim professional.

Onvoldoende professionele afstand tot de organisatie. Een interim manager kan te veel betrokken raken bij de organisatie waardoor de relatie met de medewerkers of emoties te veel een rol kunnen gaan spelen.

Te weinig aandacht voor datgene wat wel goed gaat. Bij de wat meer complexere klussen is er vaak veel herstelwerk. De focus van de interim manager ligt begrijpelijk op de punten die beter moeten. Werken en denken vanuit de kracht van de school, het team en het onderwijs is een belangrijke focus.

De interimmer gaat te snel. Omdat de opdracht van de interimmer altijd in een korte tijd moet worden uitgevoerd, moet er vaak snel resultaat geboekt worden. Dit is natuurlijk de kracht van een interimmer, maar tevens een valkuil. Een goede interimmer zoekt naar het realiseren van de resultaten met draagvlak en verankering in de organisatie.

Er zijn uiteraard meer valkuilen, maar dit zijn wat ons betreft de belangrijkste.

11. Tot slot 5 aandachtspunten bij het inhuren van een interim manager

Let vooral op de kwaliteit en niet alleen op de kosten. Ja, een interim manager is over het algemeen iets duurder, maar je krijgt er ook wat voor terug.
Zorg voor een duidelijke afbakening van de opdracht. Zorg voor een duidelijk profiel van de interimmer. Wat is het doel van de opdracht? Welk resultaat moet er bereikt worden? In welk tijdsbestek? Maak een helder plan met evaluatiemomenten. Een goede voorbereiding verhoogt de kans van slagen van de opdracht. Spreek af wat de interimmer niet gaat doen. Wederzijdse verwachtingen moeten helder zijn. SMARTI (specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgerichtheid, tijdgebonden en inspirerend) is ook hier het sleutelwoord.
Zorg ervoor dat de interim manager op een goede manier in de organisatie geïntroduceerd wordt. Dit is van groot belang voor de start van de interim manager (afhankelijk van de situatie op school).
Zorg voor een goede overdracht (borging, overdrachtsdocument) en evaluatie na afronding van de opdracht. De evaluatie moet niet alleen gaan over de resultaten maar ook over het proces zelf.

Kom eens vrijblijvend kennis maken

Wil je meer over Onderwijs Interim Desk weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 085-1300024 of info@onderwijsinterimdesk.nl